Alors que vous entamez les préparatifs de votre mariage, la recherche des tenues de mariés et de la salle de réception occupe certainement le sommet de votre liste de tâches. La réservation du lieu se positionne comme l'une des premières étapes importantes de vos préparatifs, et indéniablement l'une des plus vitales ! Au-delà de vous assurer de la disponibilité de l'espace pour la date de votre mariage et de confirmer que son coût est en accord avec votre budget, voici une série de questions incontournables à poser aux gestionnaires des lieux de réception avant de conclure tout accord.
1- Disponibilité et réservation du lieu de réception
- Quelle est la disponibilité du lieu pour la date souhaitée ?
La réponse à cette question garantit que la date que vous avez choisie est effectivement disponible ou non. Cela vous permet de planifier le reste de vos préparatifs en toute confiance, sachant que le lieu est effectivement réservé.
- Quelle est la procédure de réservation et les acomptes nécessaires ?
Comprendre la procédure de réservation est une étape clé. Cela englobe la documentation nécessaire, les délais à respecter, et surtout, les acomptes à verser pour sécuriser la réservation du lieu.
2-Capacité et espaces
- Quelle est la capacité maximale du lieu de réception ?
Il est essentiel de connaître la capacité maximale du lieu afin de vous assurer que tous vos invités seront accueillis confortablement. Cette information vous permettra également de planifier la disposition de l'espace en conséquence.
- Y a-t-il des espaces extérieurs, et pouvons-nous les utiliser ?
Si vous envisagez d'inclure des espaces extérieurs dans votre cérémonie de mariage, il convient de savoir s'ils sont disponibles ou non.
3- Services inclus
- Quels services sont inclus dans la location du lieu de réception ? (tables, chaises, équipement audio, etc.)
Clarifiez dès le départ les services fournis par le lieu: services d’animation , logistique (tables, les chaises,etc) ou d'autres installations. Ce qui simplifie considérablement vos préparatifs et peut influencer votre budget.
- Fournissez-vous des services de traiteur ou avez-vous une liste de prestataires approuvés ?
Assurez-vous de savoir si le lieu de réception propose des services de traiteur. Dans le cas contraire, demandez s'ils ont une liste de prestataires de mariage approuvés. Cela peut faciliter le processus de sélection et garantir une collaboration harmonieuse entre le lieu et le service de restauration.
4- Horaires et restrictions
- Quels sont les horaires d'accès au lieu pour la préparation et le démontage ?
Il faut connaître les horaires autorisés pour la préparation et le démontage. Cela vous permettra de planifier vos activités préliminaires en toute fluidité et de garantir une transition sans accroc avant et après votre événement.
- Y a-t-il des restrictions particulières à respecter ? en termes de musique, de décoration, ou d'autres éléments ?
Pour éviter tout désagrément le jour de la cérémonie, informez-vous sur d'éventuelles restrictions. Certains lieux peuvent avoir des politiques spécifiques en matière de volume sonore, de types de décorations autorisées, ou d'autres éléments. Une compréhension claire de ces restrictions vous aidera à personnaliser votre événement tout en respectant les règles du lieu.
5- Coûts supplémentaires
- Y a-t-il des coûts supplémentaires à prévoir (nettoyage, heures supplémentaires, etc.) ?
Assurez-vous de connaître tous les coûts potentiels en plus de la location de base. Cela peut inclure des frais de nettoyage, des coûts liés à l'utilisation d'équipements spécifiques, ou des charges supplémentaires pour des heures supplémentaires. Cette précision vous permettra de budgétiser correctement.
- Quelle est la politique en cas de dépassement du temps de location prévu ?
Certains lieux facturent des frais supplémentaires pour chaque heure supplémentaire ainsi clarifier ces conditions dès le départ, vous permet d’éviter des frais imprévus.
6- Quelle est la politique d'annulation en cas de changement de plans ou d'imprévu ?
Comprendre comment le lieu de réception gère les changements de plans ou les imprévus vous permettra de prendre des décisions éclairées et de prévoir des solutions alternatives si nécessaire. Cela garantit une planification plus sereine et adaptable en cas de circonstances changeantes.
7- Stationnement et accessibilité
- Quelles sont les options de stationnement disponibles ?
Informez-vous sur les installations de stationnement sur place, les éventuels coûts associés, et explorez les alternatives à proximité si nécessaire.
- Le lieu est-il accessible aux personnes à mobilité réduite ?
Posez des questions sur les installations telles que les rampes d'accès, les ascenseurs, et tout autre élément qui pourrait faciliter la venue de personnes à mobilité réduite. Cette information vous permettra de créer un environnement inclusif pour tous les participants.
8. Quelles sont les licences nécessaires ?
Posez des questions sur les autorisations spécifiques dont vous pourriez avoir besoin pour la musique, la vente d'alcool, ou tout autre aspect de votre cérémonie de mariage.
9. Logistique Technique
- Existe-t-il des restrictions en termes de montage/démontage d'équipement technique ?
Clarifiez les restrictions éventuelles sur le montage et le démontage de l'équipement technique afin de planifier efficacement.
- Y a-t-il des prises électriques supplémentaires ou des installations spécifiques disponibles ?
Assurez-vous de savoir si le lieu de réception offre des prises électriques supplémentaires ou des installations spécifiques pour répondre à vos besoins techniques. Cela vous permettra d'organiser l'espace de manière optimale et d'éviter des problèmes de dernière minute liés à l'alimentation électrique.
10. Sécurité
- Quelles mesures de sécurité sont mises en place dans le lieu ?
Explorez les mesures de sécurité actuelles pour vous assurer que le lieu prend des précautions adéquates. Cela peut inclure des dispositifs de sécurité, des procédures d'évacuation, etc.
- Fournissez-vous du personnel de sécurité, si nécessaire ?
Si votre cérémonie de mariage nécessite une sécurité supplémentaire, demandez si le lieu de réception peut fournir du personnel dédié. Cela peut être essentiel pour gérer efficacement tout problème de sécurité éventuel.
11. Coordination le jour J
- Comment se déroule la coordination le jour de l'événement ?
Obtenez des détails sur le déroulement de la coordination le jour J. Comprenez le rôle du personnel du lieu dans la gestion des différents aspects de votre cérémonie.
- Qui sera notre interlocuteur principal sur place ?
Identifier votre interlocuteur principal est essentiel pour une communication efficace le jour de votre mariage. Avoir une personne de contact dédiée simplifie la coordination et résout rapidement tout problème éventuel.
12. Politique d'assurance
- Y a-t-il des exigences en termes d'assurance événementielle ?
Clarifiez si le lieu a des exigences spécifiques en matière d'assurance pour votre événement. Cela vous permettra de souscrire à une couverture appropriée.
- Quelle est la responsabilité du lieu en cas de dommages éventuels ?
Demandez des détails sur leur politique en cas d'incidents pour vous assurer que tout est clair en matière de responsabilités financières.